AKOMODASI RESIKO PROPOSAL TENDER

-->

Dalam pekerjaan sehari-hari, kita sering mendengar tentang tender. Perusahaan atau instansi yang membutuhkan jasa pihak lain, akan melakukan tender untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif. Jenis pekerjaan yang ditenderkan bisa beragam, dari pengadaan barang, proyek bangunan, pekerjaan maintenance sampai pada penyediaan tenaga kerja. Bagi para engineer, tender yang paling sering ditemui tentunya tender pekerjaan engineering dan pekerjaan konstruksi. Tulisan ini akan membahas tentang pola kerja dan strategi kontraktor dalam menyusun proposal tender, terutama dalam mengantisipasi resiko pekerjaan.

Menyusun penawaran tender adalah bagian pekerjaan yang penting dan juga kritis bagi kontraktor. Dalam jangka waktu yang relatif singkat, mereka harus me-review banyak hal dan mengambil berbagai keputusan beresiko untuk menentukan besarnya penawaran tender.

Penawaran ini, bila menang, akan mengikat kontraktor untuk menyelesaikan lingkup pekerjaan sebagaimana dijabarkan dalam kontrak.

Sebagai gambaran, untuk menyusun proposal tender proyek konstruksi, kira – kira daftar pekerjaan kontraktor akan seperti ini :

1. Memahami scope of work dan kondisi kontrak
2. Membaca spesifikasi material / pekerjaan dari setiap bagian konstruksi
3. Melakukan site visit untuk memahami kondisi lokasi
4. Menghitung seluruh quantity pekerjaan dari gambar tender ( civil, steel structures, piping, mechanical, E/I, architectural, pipelines )
5. Meminta penawaran harga dari supplier / subkontraktor
6. Membuat review tentang metode konstruksi yang akan digunakan
7. Membuat review tentang resources yang diperlukan
8. Menganalisa harga satuan setiap pekerjaan
9. Menyusun schedule pekerjaan, untuk dibandingkan dengan jangka waktu penyelesaian proyek yang diminta oleh Client.

Dari kegiatan di atas akan didapat estimasi basic cost dan schedule dari proyek yang ditenderkan.

Pada saat yang bersamaan, kontraktor juga melakukan risk analysis :

1. Identifikasi resiko yang ada dalam draft terms & conditions of contract
2. Identifikasi resiko yang akan dihadapi selama pelaksanaan kerja
3. Menganalisa resiko yang bisa dihindari / ditransfer ke pihak lain.
4. Menganalisa resiko yang harus dikendalikan oleh kontraktor, bagaimana pengaruhnya terhadap schedule dan biaya proyek. Berapa besar contingency biaya / waktu yang harus ditambahkan ke basic cost / schedule untuk mengantisipasi resiko tersebut.

Bagi kontraktor yang telah menggunakan metode manajemen terkini, mereka menghitung contingency dengan bantuan program simulasi komputer - Monte Carlo. Menggunakan metode probabilitas yang ilmiah, simulasi ini akan mengolah berbagai variabel resiko yang diberikan oleh tim ahli dari kontraktor. Sebagai hasilnya akan didapat grafik kurva S antara “% probabilitas vs biaya proyek” atau “% probabilitas vs waktu proyek”. Biaya proyek sebagai hasil dari simulasi Monte Carlo adalah perkiraan biaya yang sudah memperhitungkan input resiko pekerjaan.

Jika untuk penawaran tender, manajemen kontraktor ingin berpatokan pada biaya proyek dengan tingkat keyakinan / probabilitas sebesar 75% atau 80%, maka biaya yang dimaksud bisa di plot dari grafik. Perbedaan antara biaya proyek tersebut dengan basic cost, akan menjadi contingency biaya. Demikian juga untuk menghitung contingency waktu.

Kontraktor yang tidak menggunakan simulasi Monte Carlo, akan menentukan besaran contingency berdasarkan pengalaman di proyek – proyek sejenis yang telah sukses dilaksanakan sebelumnya.

Diluar analisa – analisa di atas, masih ada pertimbangan lain seperti : payment terms, perkiraan cash flow proyek, biaya bank / asuransi, fee kantor pusat di luar negeri, margin yang diharapkan.